Accord fournisseur et partenaire

Normes opérationnelles, techniques et de conformité

Ces annexes font partie intégrante du Contrat Fournisseur & Partenaire FARENIO. Sauf accord écrit contraire, chaque fournisseur, partenaire, entrepreneur ou prestataire de services participant à l'écosystème FARENIO doit se conformer aux normes énoncées ci-dessous.

L'Opérateur se réserve le droit de modifier ces annexes de temps à autre pour refléter les changements dans la législation, les normes industrielles, les développements technologiques, les exigences opérationnelles ou les besoins commerciaux. Les modifications importantes doivent être communiquées aux fournisseurs concernés via la plateforme ou par notification électronique.

ANNEXE A — Normes relatives aux opérations de linge et d'inventaire

1. Objectif

Cette annexe établit des normes opérationnelles uniformes pour la manipulation du linge, le contrôle des stocks, le rapprochement des stocks et l'assurance qualité dans l'ensemble de l'écosystème FARENIO.

2. Portée

S'applique à :

• Partenaires Linge
• Fournisseurs de blanchisserie
• Vendeurs d’opérations immobilières
• Fournisseurs d'inventaire
• Partenaires multiservices

3. Normes de linge

Le vendeur doit :

• Fournissez du linge commercialement propre et traité de manière hygiénique.
• Maintenir la cohérence des couleurs et les normes de qualité.
• Remplacez le linge endommagé ou très usé.
• Emballez le linge propre pour éviter toute contamination.
• Identifiez clairement la propriété du linge si nécessaire.

4. Procédures de manipulation du linge

Le vendeur doit :

• Séparez le linge propre et usagé.
• Prévenir la contamination croisée.
• Suivez les instructions d'entretien du fabricant.
• Maintenir des procédures de lavage documentées.
• Enregistrez tous les échanges de linge.

5. Suivi des stocks

L'inventaire doit être enregistré à l'aide de la Plateforme FARENIO, comprenant :

• Descriptions des articles
• SKU ou numéros de référence
• Quantité livrée
• Quantité collectée
• Rapports de condition
• Éléments manquants

6. Rapprochement des stocks

Le rapprochement régulier doit inclure :

• Inventaires physiques
• Rapports sur les écarts
• Enquêtes sur les pertes
• Rapport sur les stocks endommagés
• Recommandations de remplacement

ANNEXE B — Normes d'inspection et de conformité

But

Établir des procédures cohérentes d’inspection et de conformité des propriétés.

Catégories d'inspection

• Inspections avant l'arrivée
• Inspections après nettoyage
• Inspections de sécurité
• Inspections des stocks
• Observations d'entretien

Rapports d'inspection

Les rapports doivent inclure :

• Heure et date
• Identité de l'inspecteur
• Preuve photographique
• Descriptions des défauts
• Actions correctives recommandées

Normes de preuve

Les photographies doivent :

• Être horodaté
• Identifier clairement les zones concernées
• Ne pas être modifié
• Être conservé conformément à la politique de conservation des données de FARENIO

Rapports de conformité

Les vendeurs doivent déclarer :

• Risques pour la santé
• Problèmes de sécurité incendie
• Fuites d'eau
• Préoccupations structurelles
• Risques de sécurité
• Infestations de ravageurs

ANNEXE C — Normes relatives aux serrures numériques et aux accès intelligents

Exigences d'installation

Le vendeur doit :

• Suivez les spécifications du fabricant.
• Vérifiez l'installation correcte.
• Testez toutes les fonctions avant de terminer.
• Mise en place de documents.

Protocoles de sécurité

Le vendeur doit :

• Protégez les informations d’identification d’accès.
• Ne divulguez jamais de chiffres ou de codes.
• Sécurisez les enregistrements numériques.
• Signalez immédiatement les incidents de sécurité.

Accès d'urgence

Les procédures d'urgence doivent définir :

• Personnel autorisé
• Méthodes de remplacement d'urgence
• Documentation des incidents
• Exigences de notification aux clients

ANNEXE D — Accord sur les niveaux de service du fournisseur (SLA)

Temps de réponse

Demandes d'urgence :Temps de réponse maximum : 2 heures

Demandes urgentes :Temps de réponse maximum : 6 heures

Demandes standards :Délai de réponse maximum : 24 heures

Services programmés :Présence dans la fenêtre de service convenue.

Conditions de présence

Les vendeurs doivent :

• Arrivez à l'heure.
• Informez immédiatement les retards.
• Enregistrez les heures d’arrivée et de fin.
• Obtenez une confirmation d’achèvement, le cas échéant.

Appels d'urgence

Les services d'urgence peuvent inclure :

• Réponse aux inondations
• Échecs de verrouillage
• Incidents de sécurité
• Urgences des services publics

Crédits de service

Des pannes répétées SLA peuvent entraîner :

• Frais de service réduits
• Suspension temporaire
• Évaluation des performances
• Résiliation du contrat

ANNEXE E — GDPR et exigences en matière de traitement des données

Accès aux données

Les fournisseurs ne peuvent accéder qu'aux données nécessaires à l'exécution des services contractés.

Minimisation des données

Seules les données personnelles minimales nécessaires seront traitées.

Confidentialité

Les informations sur les clients resteront confidentielles.

Conservation des données

Les données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Signalement des violations de données

Le Vendeur devra en informer FARENIO sans retard injustifié et, si possible, dans les vingt-quatre (24) heures après avoir pris connaissance de toute violation de données personnelles réelle ou suspectée.

ANNEXE F — Normes relatives aux opérations transfrontalières

Juridiction

Chaque fournisseur doit se conformer à :

• Législation locale
• Lois du travail
• Lois fiscales
• Règles de protection des consommateurs

Licence

Les fournisseurs doivent maintenir tous les éléments requis :

• Licences commerciales
• Permis d'exploitation
• Inscriptions professionnelles

Assurance

L'assurance doit être conforme aux exigences légales locales.

Langues

La documentation opérationnelle doit être fournie en anglais et, si nécessaire, dans la langue locale.

ANNEXE G — Normes de durabilité environnementale

Normes

Les vendeurs doivent :

• Promouvoir des pratiques respectueuses de l’environnement.
• Minimisez les déchets.
• Réduisez la consommation d’eau et d’énergie.
• Utilisez des emballages recyclables lorsque cela est possible.

La préférence sera donnée aux produits et équipements écocertifiés.

ANNEXE H — Conduite éthique des affaires

Normes

Les vendeurs ne doivent pas s’engager dans :

• Corruption
• Corruption
• Travail forcé
• Travail des enfants
• Discrimination
• Harcèlement

Les fournisseurs doivent se conformer à la législation anti-corruption applicable et maintenir des pratiques commerciales éthiques.

ANNEXE I — Continuité des activités et reprise après sinistre

Forfaits

Les fournisseurs doivent maintenir des plans traitant :

• Catastrophes naturelles
• Cyberincidents
• Pannes de services publics
• Interruptions de travail
• Événements pandémiques

Les plans doivent identifier les contacts critiques, les procédures de récupération et les temps de récupération prévus.

ANNEXE J — Mesure du rendement et tableau de bord des fournisseurs

Indicateurs

Les indicateurs de performance peuvent inclure :

• Qualité des services
• Présence à l'heure
• Satisfaction du client
• Fréquence des plaintes
• Performances de sécurité
• Conformité réglementaire
• Délais de réponse

FARENIO peut utiliser ces indicateurs pour déterminer la participation continue à la Plateforme.

ANNEXE K — Normes d'intégration technique

API Exigences

Lorsque les Fournisseurs intègrent la Plateforme, ils doivent se conformer :

• Authentification sécurisée
• Communications cryptées
• Compatibilité des versions
• Gestion des erreurs

PMS Interopérabilité

Les systèmes intégrés échangent des données avec précision et sécurité.

Intégration de la serrure numérique

Les appareils pris en charge doivent être conformes aux protocoles de sécurité approuvés.

IoT Appareils

Les appareils connectés doivent :

• Maintenir le firmware actuel
• Utiliser des normes de communication sécurisées
• Protéger les données des clients

ANNEXE L — Normes de santé, de sécurité et de manipulation des produits chimiques

Normes

Les produits chimiques de nettoyage doivent être conformes à la législation européenne applicable, y compris aux exigences relatives à la classification, à l'étiquetage, à l'emballage, à l'enregistrement et à la manipulation sûre.

Les vendeurs doivent :

• Tenir à jour les fiches de données de sécurité (SDS).
• Former le personnel à la manipulation sécuritaire des produits chimiques.
• Conservez les produits chimiques en toute sécurité.
• Utilisez un équipement de protection individuelle approprié (PPE).
• Éliminer les substances dangereuses conformément aux réglementations environnementales.

ANNEXE M — Calendrier d'assurance et de gestion des risques

Exigences

Les exigences minimales en matière d’assurance peuvent inclure :

• Assurance responsabilité civile
• Assurance responsabilité professionnelle
• Assurance responsabilité civile de l'employeur (le cas échéant)
• Assurance des véhicules commerciaux
• Assurance cyber-responsabilité (pour les partenaires technologiques)

FARENIO peut préciser les montants minimaux de couverture en :

• Pays
• Catégorie de services
• Risque opérationnel
• Valeur du contrat

Les vendeurs doivent fournir des certificats d’assurance à jour sur demande.

ANNEXE N — Calendrier de tarification, de règlement et de commission

Conditions commerciales

Les termes commerciaux définiront :

• Tarification des services
• Commissions du marché
• Frais de service du fournisseur
• SaaS frais (le cas échéant)
• Cycles de paiement
• Devise
• traitement VAT
• Obligations de retenue d'impôt
• Ajustements de remboursement
• Procédures de rétrofacturation
• Dispositions en cas de retard de paiement

Les rapports de règlement seront disponibles via la plateforme FARENIO.

ANNEXE O — Programme d'audit, de certification et d'amélioration continue

Vérifications

FARENIO peut réaliser des audits périodiques portant sur :

• Conformité opérationnelle
• Qualité des services
• Protection des données
• Santé et sécurité
• Conformité financière
• Performance contractuelle

Lorsque des déficiences sont identifiées, le fournisseur devra mettre en œuvre un plan d'actions correctives (CAP) dans le délai spécifié par FARENIO.

FARENIO peut aligner sa méthodologie d'audit sur les principes internationaux reconnus de gestion de la qualité, y compris les systèmes de gestion basés sur ISO, le cas échéant.

Les examens annuels peuvent inclure :

• Statut de certification du fournisseur
• Tendances des performances
• Achèvement de la formation
• Commentaires des clients
• Évaluations des risques
• Objectifs d'amélioration continue

Le défaut de coopérer aux audits ou de mettre en œuvre les actions correctives convenues peut entraîner la suspension ou la résiliation de la participation du fournisseur à l'écosystème FARENIO.