Umowa dostawcy i partnera

Standardy operacyjne, techniczne i zgodności

Załączniki te stanowią integralną część Umowy z FARENIO Sprzedawcą i Partnerem. O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, każdy Sprzedawca, Partner, Wykonawca lub Usługodawca uczestniczący w Ekosystemie FARENIO zobowiązany jest przestrzegać standardów określonych poniżej.

Operator zastrzega sobie prawo do okresowej zmiany niniejszych Załączników w celu odzwierciedlenia zmian w ustawodawstwie, standardach branżowych, rozwoju technologicznym, wymaganiach operacyjnych lub potrzebach biznesowych. Istotne zmiany będą przekazywane Dostawcom, których to dotyczy, za pośrednictwem Platformy lub za pośrednictwem powiadomienia elektronicznego.

ZAŁĄCZNIK A — Standardy dotyczące bielizny i zapasów

1. Cel

Niniejszy załącznik ustanawia jednolite standardy operacyjne w zakresie obsługi bielizny, kontroli zapasów, uzgadniania zapasów i zapewniania jakości w całym ekosystemie „0”.

2. Zakres

Dotyczy:

• Partnerzy lniani
• Dostawcy pralni
• Sprzedawcy zajmujący się obsługą nieruchomości
• Dostawcy zapasów
• Partnerzy wielousługowi

3. Standardy bielizny

Sprzedawca:

• Dostarczaj komercyjnie czystą i higienicznie przetworzoną bieliznę.
• Zachowaj spójność kolorów i standardy jakości.
• Wymień uszkodzoną lub mocno zużytą bieliznę.
• Zapakuj czystą bieliznę, aby zapobiec zanieczyszczeniu.
• W razie potrzeby wyraźnie określ własność bielizny.

4. Procedury postępowania z bielizną

Sprzedawca:

• Oddziel czystą i używaną pościel.
• Zapobiegaj zanieczyszczeniu krzyżowemu.
• Postępuj zgodnie z instrukcjami producenta dotyczącymi pielęgnacji.
• Przestrzegaj udokumentowanych procedur mycia.
• Rejestruj wszystkie wymiany bielizny.

5. Śledzenie zapasów

Ewidencja inwentarza odbywa się za pomocą Platformy FARENIO, w tym:

• Opisy przedmiotów
• SKU lub numery referencyjne
• Dostarczona ilość
• Zebrana ilość
• Raporty o stanie
• Brakujące elementy

6. Uzgodnienie zapasów

Regularne uzgadnianie obejmuje:

• Liczba zapasów fizycznych
• Raportowanie odchyleń
• Dochodzenia w sprawie strat
• Raportowanie uszkodzonych zapasów
• Zalecenia dotyczące wymiany

ZAŁĄCZNIK B — Standardy kontroli i zgodności

Zamiar

Ustanowienie spójnych procedur kontroli nieruchomości i zgodności.

Kategorie inspekcji

• Kontrole przed przyjazdem
• Inspekcje po czyszczeniu
• Inspekcje bezpieczeństwa
• Inspekcje zapasów
• Obserwacje konserwacyjne

Raporty z inspekcji

Raporty obejmują:

• Godzina i data
• Tożsamość inspektora
• Dowody fotograficzne
• Opisy usterek
• Zalecane działania naprawcze

Standardy dowodowe

Fotografie:

• Bądź oznaczony datą
• Wyraźnie określ dotknięte obszary
• Nie ulegać zmianom
• Przechowywane zgodnie z polityką przechowywania danych firmy FARENIO

Raportowanie zgodności

Sprzedawcy zgłaszają:

• Zagrożenia dla zdrowia
• Obawy dotyczące bezpieczeństwa pożarowego
• Wycieki wody
• Obawy strukturalne
• Zagrożenia bezpieczeństwa
• Inwazje szkodników

ZAŁĄCZNIK C — Standardy zamka cyfrowego i inteligentnego dostępu

Wymagania instalacyjne

Sprzedawca:

• Postępuj zgodnie ze specyfikacjami producenta.
• Sprawdź poprawność instalacji.
• Przetestuj wszystkie funkcje przed zakończeniem.
• Instalacja dokumentu.

Protokoły bezpieczeństwa

Sprzedawca:

• Chroń dane uwierzytelniające dostępu.
• Nigdy nie ujawniaj cyfr 0 ani kodów.
• Bezpieczne zapisy cyfrowe.
• Natychmiast zgłaszaj zdarzenia związane z bezpieczeństwem.

Dostęp awaryjny

Procedury awaryjne określają:

• Autoryzowany personel
• Metody awaryjnego obejścia
• Dokumentacja zdarzenia
• Wymagania dotyczące powiadamiania klientów

ZAŁĄCZNIK D — Umowa dotycząca poziomu usług dostawcy (SLA)

Czasy reakcji

Żądania awaryjne:Maksymalny czas reakcji: 2 godziny

Pilne prośby:Maksymalny czas reakcji: 6 godzin

Standardowe żądania:Maksymalny czas reakcji: 24 godziny

Zaplanowane usługi:Obecność w uzgodnionym oknie serwisowym.

Wymagania dotyczące obecności

Sprzedawcy powinni:

• Przyjdź punktualnie.
• Natychmiast powiadamiaj o opóźnieniach.
• Rejestruj czas przybycia i zakończenia.
• Uzyskaj potwierdzenie ukończenia, jeśli ma to zastosowanie.

Połączenia alarmowe

Służby ratunkowe mogą obejmować:

• Reakcja na powódź
• Awarie zamków
• Incydenty związane z bezpieczeństwem
• Awarie użyteczności publicznej

Kredyty serwisowe

Powtarzające się SLA awarie mogą skutkować:

• Obniżone opłaty za usługi
• Tymczasowe zawieszenie
• Przegląd wydajności
• Rozwiązanie umowy

ZAŁĄCZNIK E — GDPR i wymagania dotyczące przetwarzania danych

Dostęp do danych

Sprzedawcy mogą uzyskać dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonania zamówionych usług.

Minimalizacja danych

Przetwarzane będzie jedynie minimum niezbędnych danych osobowych.

Poufność

Informacje o gościach pozostają poufne.

Przechowywanie danych

Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne.

Zgłaszanie naruszeń danych

Sprzedawca powiadomi FARENIO bez zbędnej zwłoki i, o ile to możliwe, w ciągu dwudziestu czterech (24) godzin od powzięcia wiadomości o jakimkolwiek faktycznym lub podejrzewanym naruszeniu danych osobowych.

ZAŁĄCZNIK F — Standardy operacji transgranicznych

Jurysdykcja

Każdy Sprzedawca zobowiązany jest przestrzegać:

• Lokalne ustawodawstwo
• Prawa pracy
• Przepisy podatkowe
• Zasady ochrony konsumentów

Koncesjonowanie

Sprzedawcy zobowiązani są do utrzymywania wszystkich wymaganych:

• Licencje biznesowe
• Pozwolenia eksploatacyjne
• Profesjonalne rejestracje

Ubezpieczenie

Ubezpieczenie musi być zgodne z lokalnymi wymogami prawnymi.

Języki

Dokumentację operacyjną należy dostarczyć w języku angielskim oraz, jeżeli jest to wymagane, w języku lokalnym.

ZAŁĄCZNIK G — Normy dotyczące zrównoważonego rozwoju środowiska

Standardy

Sprzedawcy powinni:

• Promuj praktyki odpowiedzialne ekologicznie.
• Minimalizuj odpady.
• Zmniejsz zużycie wody i energii.
• Jeśli jest to praktyczne, używaj opakowań nadających się do recyklingu.

Preferowane są produkty i sprzęt z certyfikatem ekologicznym.

ZAŁĄCZNIK H — Etyczne postępowanie w biznesie

Standardy

Sprzedawcy nie będą angażować się w:

• Korupcja
• Łapówkarstwo
• Praca przymusowa
• Praca dzieci
• Dyskryminacja
• Molestowanie

Dostawcy mają obowiązek przestrzegać obowiązujących przepisów antykorupcyjnych i przestrzegać etycznych praktyk biznesowych.

ZAŁĄCZNIK I — Ciągłość działania i usuwanie skutków awarii

Plany

Sprzedawcy powinni utrzymywać plany dotyczące:

• Klęski żywiołowe
• Incydenty cybernetyczne
• Awarie użytkowe
• Zakłócenia w pracy
• Wydarzenia związane z pandemią

Plany powinny określać krytyczne kontakty, procedury odzyskiwania i oczekiwany czas powrotu do zdrowia.

ZAŁĄCZNIK J — Pomiar wydajności i karta wyników dostawcy

Wskaźniki

Wskaźniki wydajności mogą obejmować:

• Jakość usług
• Obecność punktualna
• Zadowolenie klienta
• Częstotliwość reklamacji
• Bezpieczeństwo
• Zgodność z przepisami
• Czasy reakcji

FARENIO może wykorzystać te wskaźniki do określenia dalszego uczestnictwa w Platformie.

ZAŁĄCZNIK K — Standardy integracji technicznej

API Wymagania

W przypadku integracji Dostawców z Platformą zobowiązani są przestrzegać:

• Bezpieczne uwierzytelnianie
• Szyfrowana komunikacja
• Zgodność wersji
• Obsługa błędów

PMS Interoperacyjność

Zintegrowane systemy będą wymieniać dane w sposób dokładny i bezpieczny.

Integracja zamka cyfrowego

Obsługiwane urządzenia muszą być zgodne z zatwierdzonymi protokołami bezpieczeństwa.

IoT Urządzenia

Podłączone urządzenia powinny:

• Zachowaj aktualne oprogramowanie sprzętowe
• Stosuj standardy bezpiecznej komunikacji
• Chroń dane klientów

ZAŁĄCZNIK L — Normy dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i postępowania z substancjami chemicznymi

Standardy

Chemikalia czyszczące muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami europejskimi, w tym wymogami dotyczącymi klasyfikacji, etykietowania, pakowania, rejestracji i bezpiecznego obchodzenia się.

Sprzedawcy powinni:

• Zachowaj aktualne karty charakterystyki (SDS).
• Przeszkolić personel w zakresie bezpiecznego obchodzenia się z chemikaliami.
• Przechowuj chemikalia w bezpieczny sposób.
• Stosować odpowiednie środki ochrony osobistej (PPE).
• Substancje niebezpieczne należy utylizować zgodnie z przepisami ochrony środowiska.

ZAŁĄCZNIK M — Harmonogram zarządzania ubezpieczeniami i ryzykiem

Wymagania

Minimalne wymagania dotyczące ubezpieczenia mogą obejmować:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pracodawcy (jeśli dotyczy)
• Ubezpieczenie pojazdów użytkowych
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności cybernetycznej (dla partnerów technologicznych)

FARENIO może określić minimalne kwoty ubezpieczenia poprzez:

• Kraj
• Kategoria usług
• Ryzyko operacyjne
• Wartość kontraktu

Sprzedawcy na żądanie przedstawią aktualne certyfikaty ubezpieczenia.

ZAŁĄCZNIK N — Harmonogram cen, rozliczeń i prowizji

Warunki handlowe

Warunki handlowe określają:

• Cennik usług
• Prowizje targowe
• Opłaty za obsługę sprzedawcy
• SaaS opłaty (jeśli dotyczy)
• Cykle płatności
• Waluta
• VAT leczenie
• Obowiązki związane z potrąceniem podatku
• Korekty zwrotu
• Procedury dotyczące obciążenia zwrotnego
• Przepisy dotyczące opóźnień w płatnościach

Raporty rozliczeniowe będą dostępne za pośrednictwem Platformy FARENIO.

ZAŁĄCZNIK O — Program audytu, certyfikacji i ciągłego doskonalenia

Audyty

FARENIO może przeprowadzać audyty okresowe obejmujące:

• Zgodność operacyjna
• Jakość usług
• Ochrona danych
• Zdrowie i bezpieczeństwo
• Zgodność finansowa
• Wykonanie kontraktowe

W przypadku stwierdzenia braków Sprzedawca wdroży Plan Działań Naprawczych (CAP) w terminie określonym przez FARENIO.

FARENIO może dostosować swoją metodologię audytu do uznanych międzynarodowych zasad zarządzania jakością, w tym, w stosownych przypadkach, do systemów zarządzania opartych na ISO.

Przeglądy roczne mogą obejmować:

• Status certyfikacji dostawcy
• Trendy wydajnościowe
• Zakończenie szkolenia
• Informacje zwrotne od klientów
• Oceny ryzyka
• Cele ciągłego doskonalenia

Brak współpracy z audytami lub wdrożenia uzgodnionych działań naprawczych może skutkować zawieszeniem lub zakończeniem uczestnictwa Sprzedawcy w Ekosystemie FARENIO.