Polityka prywatności

FARENIO EKOSYSTEM

ARTYKUŁ 1 – WSTĘP

Firma GQ VENTURES SAS, działająca pod nazwą FARENIO, zobowiązuje się do ochrony prywatności i danych osobowych wszystkich użytkowników ekosystemu FARENIO.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób FARENIO gromadzi, wykorzystuje, przechowuje, udostępnia, przekazuje,

chroni i usuwa dane osobowe, gdy użytkownicy uzyskują dostęp do:

• FARENIO Rynek
• Portal gospodarzy
• Portal sprzątaczy
• Portal sprzedawcy
• Portal administratora
• Aplikacje mobilne
• AI Usługi
• PMS Integracje
• APIs
• Usługi wsparcia klienta

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do:

• Zastępy niebieskie
• Zarządzający Nieruchomościami
• Goście (w stosownych przypadkach)
• Sprzątaczki
• Sprzedawcy
• Wzmacniacz
• Klienci korporacyjni
• Odwiedzający witrynę

ARTYKUŁ 2 – ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych jest:

GQ VENTURES SAS

Nazwa handlowa: FARENIO

E-mail: prywatność@farenio.com

ARTYKUŁ 3 – INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Jeżeli jest to wymagane przez prawo, FARENIO wyznacza Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Osoba kontaktowa ds. ochrony danych: prywatność@farenio.com

ARTYKUŁ 4 – ZBIERANE DANE OSOBOWE

FARENIO może zbierać:

Dane identyfikacyjne

• Pełne imię i nazwisko
• Data urodzenia
• Narodowość (jeśli wymagane)
• Identyfikacja rządowa
• Zdjęcia profilowe

Dane kontaktowe

• Adres
• Numer telefonu
• Adres e-mail
• Kontakty awaryjne

Dane biznesowe

• Nazwa firmy
• VAT Liczba
• SIREN/SIRET
• Dokumenty rejestracyjne firmy
• Certyfikaty ubezpieczeniowe

Dane finansowe

• Dane konta bankowego
• Informacje o płatności
• Historia transakcji
• Faktury
• Informacje o wypłacie

Dane właściwości

• Adres nieruchomości
• Charakterystyka nieruchomości
• Historia rezerwacji
• Zapisy operacyjne
• Raporty z inspekcji

Dane rezerwacji

• Daty zameldowania
• Daty wymeldowania
• Numery rezerwacji
• Obłożenie gości
• Harmonogramy sprzątania

Dane techniczne

• Informacje o urządzeniu
• Typ przeglądarki
• System operacyjny
• Adres IP
• Dzienniki sesji
• API aktywność

Dane dotyczące użytkowania

• Historia logowania
• Strumień kliknięć
• Korzystanie z panelu
• Interakcje w przepływie pracy
• Użycie funkcji

AI Dane operacyjne

• Planowanie żądań
• AI rekomendacji
• Analityka operacyjna
• Historia automatyzacji

ARTYKUŁ 5 – CELE PRZETWARZANIA

FARENIO przetwarza dane osobowe, aby:

• Utwórz konta użytkowników
• Zarządzaj rezerwacjami
• Koordynowanie operacji obrotu
• Dostawcy przesyłek
• Zarządzaj przepływami pracy dostawców
• Przetwarzaj płatności
• Zapobiegaj oszustwom
• Spełniają DAC7
• Przestrzegać AML/KYC
• Popraw wydajność platformy
• Szkolić i walidować systemy, jeśli jest to zgodne z prawem
• Zapewnij obsługę klienta
• Utrzymuj bezpieczeństwo
• Generuj raporty operacyjne

ARTYKUŁ 6 – PODSTAWA PRAWNA

Przetwarzanie opiera się na:

• Wykonanie kontraktu
• Obowiązki prawne
• Uzasadnione interesy
• Zgoda (jeśli jest wymagana)
• Ochrona żywotnych interesów
• Obowiązki interesu publicznego, tam gdzie ma to zastosowanie

ARTYKUŁ 7 – PRZETWARZANIE

FARENIO wykorzystuje sztuczną inteligencję do wspierania:

• Wycena
• Planowanie
• Załatwić
• Operacje na nieruchomościach
• Obsługa klienta
• Wykrywanie oszustw
• Inteligencja biznesowa

Zalecenia te podlegają odpowiedniemu nadzorowi ludzkiemu, jeżeli jest to wymagane przez prawo.

Żadna całkowicie zautomatyzowana decyzja wywołująca skutki prawne lub podobnie istotne nie może być podejmowana bez odpowiednich zabezpieczeń, chyba że jest to dozwolone przez prawo.

ARTYKUŁ 8 – UDOSTĘPNIANIE DANYCH

Dane mogą być udostępniane uprawnionym odbiorcom, w tym:

• Dostawcy usług płatniczych
• Dostawcy hostingu w chmurze
• PMS dostawców
• Dostawcy komunikacji
• Organy podatkowe
• Organy regulacyjne
• Ubezpieczyciele
• Profesjonalni doradcy
• Egzekwowanie prawa, jeśli jest to wymagane prawnie

FARENIO nigdy nie sprzedaje danych osobowych.

ARTYKUŁ 9 – PRZELEWY MIĘDZYNARODOWE

W przypadku przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG),

FARENIO wdroży odpowiednie zabezpieczenia, w tym:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony;
• Standardowe klauzule umowne (SCC);
• Wiążące Reguły Korporacyjne, tam gdzie ma to zastosowanie;
• Dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.

ARTYKUŁ 10 – BEZPIECZEŃSTWO

FARENIO wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• Szyfrowanie w trakcie przesyłania i w spoczynku, w stosownych przypadkach;
• Kontrola dostępu oparta na najniższych uprawnieniach;
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla uprzywilejowanego dostępu;
• Rejestrowanie audytu;
• Zarządzanie podatnościami;
• Procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania po awarii;
• Monitorowanie bezpieczeństwa.

ARTYKUŁ 11 – ZATRZYMANIE DANYCH

Dane osobowe będą przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce lub w celu wywiązania się z obowiązków prawnych.

Załącznik B – Harmonogram przechowywania danych.

ARTYKUŁ 12 – PRAWA PODMIOTU DANYCH

Osoby fizyczne mają prawo do:

• Dostępu do ich danych osobowych;
• Popraw nieprawidłowe dane;
• W stosownych przypadkach usuń dane;
• Ogranicz przetwarzanie;
• Sprzeciw wobec przetwarzania;
• Przenośność danych;
• Wycofać zgodę, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• Złóż skargę do właściwego organu nadzorczego.

Żądania należy przesyłać na adres: prywatność@farenio.com

ARTYKUŁ 13 – PLIKI COOKIES

Pliki cookie podlegają odrębnej polityce dotyczącej plików cookie FARENIO.

ARTYKUŁ 14 – DZIECI

Platforma nie jest przeznaczona dla osób poniżej wieku wymaganego przez obowiązujące prawo do samodzielnego zawierania umów.

FARENIO nie gromadzi świadomie danych osobowych dzieci bez podstawy prawnej.

ARTYKUŁ 15 – NARUSZENIA DANYCH

FARENIO utrzymuje procedury dotyczące:

• Wykrywanie;
• Dochodzenie;
• Powstrzymywanie;
• Powiadomienie;
• Naprawa naruszeń ochrony danych osobowych.

Jeżeli jest to wymagane przez GDPR, odpowiednie władze nadzorcze i zainteresowane osoby zostaną powiadomione w obowiązujących terminach prawnych.

ARTYKUŁ 16 – AKTUALIZACJA POLITYKI

Niniejsza Polityka prywatności może zostać zaktualizowana w celu odzwierciedlenia:

• Zmiany prawne;
• Wytyczne regulacyjne;
• Ulepszenia platformy;
• Zmiany w zarządzaniu.

Istotne aktualizacje będą przekazywane za pośrednictwem Platformy.

ARTYKUŁ 17 – KONTAKT

Zapytania dotyczące prywatności: Privacy@farenio.com

ZAŁĄCZNIK A

Ewidencja czynności przetwarzania (RoPA)

Sporządzono zgodnie z art. 30 GDPR.

Dla każdej czynności przetwarzania FARENIO dokumentuje:

• Nazwa czynności przetwarzania;
• Cel przetwarzania;
• Kategorie osób, których dane dotyczą;
• Kategorie danych osobowych;
• Podstawa prawna;
• Odbiorcy;
• Przelewy międzynarodowe;
• Okres przechowywania;
• Środki bezpieczeństwa;
• Odpowiedzialny właściciel firmy.

RoPA podlega przeglądowi co najmniej raz w roku oraz za każdym razem, gdy wprowadzane są nowe czynności przetwarzania.

ZAŁĄCZNIK B

HARMONOGRAM PRZECHOWYWANIA DANYCH

Okresy przechowywania określa się według kategorii, w tym:

• Dane konta użytkownika;
• Zapisy rezerwacji;
• Dokumentacja finansowa;
• Informacje dotyczące płatności;
• Ewidencja podatkowa i DAC7;
• Dokumenty potwierdzające tożsamość;
• Dokumentacja obsługi klienta;
• Dzienniki operacji nieruchomości;
• AI dzienniki operacyjne;
• Dzienniki bezpieczeństwa;
• preferencje marketingowe;
• Zapisy CCTV lub obrazu (jeśli dotyczy).

Każda kategoria określa:

• Okres przechowywania;
• Podstawa prawna;
• Sposób utylizacji.

ZAŁĄCZNIK C

REJESTR PODPROCEDURY

FARENIO prowadzi aktualny rejestr upoważnionych podprzetwarzających.

Rejestr powinien zawierać:

• Nazwa usługodawcy;
• Cel przetwarzania;
• Kategorie przetwarzanych danych osobowych;
• Lokalizacja(-e) hostingu;
• Obowiązujące zabezpieczenia umowne;
• Certyfikaty bezpieczeństwa (jeśli są dostępne);
• Data spotkania.

O zmianach w zakresie istotnych podwykonawców przetwarzania należy informować, jeżeli wymaga tego umowa lub prawo.

ZAŁĄCZNIK D

MIĘDZYNARODOWY REJESTR PRZEKAZYWANIA DANYCH

Jeżeli dane osobowe opuszczają EOG, FARENIO rejestruje:

• Kraj docelowy;
• Odbiorca;
• Kategorie przekazywanych danych;
• Mechanizm przeniesienia (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne);
• Wdrożono dodatkowe zabezpieczenia;
• Ocena ryzyka transferu;
• Data recenzji.

ZAŁĄCZNIK E

AI REJESTR PRZETWARZANIA

Dla każdego procesu z włączoną funkcją AI FARENIO dokumentuje:

• AI nazwa systemu;
• Cel biznesowy;
• Kategorie przetwarzanych danych;
• Podstawa prawna;
• Środki nadzoru człowieka;
• Potencjalne ryzyko;
• Środki łagodzące stronniczość;
• Monitorowanie dokładności;
• Proces aktualizacji modelu;
• Kontrole rejestrowania i audytu.

Rejestr będzie wspierał przestrzeganie obowiązujących obowiązków w zakresie zarządzania.

ZAŁĄCZNIK F

PROCEDURA PRAW PODMIOTU DANYCH

FARENIO będzie utrzymywać udokumentowane procedury rozpatrywania wniosków dotyczących:

• Dostęp;
• Sprostowanie;
• Skasowanie;
• Ograniczenie;
• Ruchliwość;
• Sprzeciw;
• Wycofanie zgody.

Procedura obejmuje:

1. Otrzymanie wniosku;

2. Weryfikacja tożsamości;

3. Rejestracja w dzienniku żądań praw;

4. Ocena obowiązków prawnych i zwolnień;

5. Wewnętrzny przydział do odpowiedzialnych zespołów;

6. Odpowiedź w obowiązujących terminach;

7. Zapis podjętych działań;

8. Zamknięcie i ścieżka audytu.

Wszystkie zgłoszenia będą obsługiwane spójnie, bezpiecznie i zgodnie z GDPR wymaganiami.