Contratto fornitore e partner

Standard operativi, tecnici e di conformità

I presenti Allegati costituiscono parte integrante del Contratto Fornitore e Partner FARENIO. Salvo diverso accordo scritto, ogni Fornitore, Partner, Appaltatore o Fornitore di Servizi che partecipa all'Ecosistema FARENIO dovrà rispettare gli standard indicati di seguito.

L'Operatore si riserva il diritto di modificare periodicamente i presenti Allegati per riflettere i cambiamenti nella legislazione, negli standard di settore, negli sviluppi tecnologici, nei requisiti operativi o nelle esigenze aziendali. Le modifiche sostanziali saranno comunicate ai Fornitori interessati tramite la Piattaforma o tramite avviso elettronico.

ALLEGATO A - Standard operativi per la biancheria e l'inventario

1. Scopo

Il presente allegato stabilisce standard operativi uniformi per la movimentazione della biancheria, il controllo dell'inventario, la riconciliazione delle scorte e la garanzia della qualità in tutto l'ecosistema FARENIO.

2. Ambito

Si applica a:

• Partner della biancheria
• Fornitori di lavanderia
• Fornitori di operazioni immobiliari
• Fornitori di inventario
• Partner multiservizi

3. Standard di biancheria

Il Venditore dovrà:

• Fornire biancheria commercialmente pulita e trattata igienicamente.
• Mantenere la consistenza del colore e gli standard di qualità.
• Sostituire la biancheria danneggiata o molto usurata.
• Imballare biancheria pulita per evitare contaminazioni.
• Identificare chiaramente la proprietà della biancheria dove richiesto.

4. Procedure di movimentazione della biancheria

Il Venditore dovrà:

• Separare la biancheria pulita da quella usata.
• Prevenire la contaminazione incrociata.
• Seguire le istruzioni per la cura del produttore.
• Mantenere procedure di lavaggio documentate.
• Registra tutti gli scambi di biancheria.

5. Monitoraggio dell'inventario

L'inventario dovrà essere registrato utilizzando la Piattaforma FARENIO, includendo:

• Descrizioni degli articoli
• SKU o numeri di riferimento
• Quantità consegnata
• Quantità raccolta
• Rapporti sulle condizioni
• Articoli mancanti

6. Riconciliazione azionaria

La riconciliazione regolare comprende:

• Conteggi delle scorte fisiche
• Reporting degli scostamenti
• Indagini sulle perdite
• Reportistica delle scorte danneggiata
• Raccomandazioni per la sostituzione

ALLEGATO B — Standard di ispezione e conformità

Scopo

Stabilire procedure coerenti di ispezione e conformità della proprietà.

Categorie di ispezione

• Ispezioni pre-arrivo
• Ispezioni post-pulizia
• Ispezioni di sicurezza
• Ispezioni d'inventario
• Osservazioni sulla manutenzione

Rapporti di ispezione

Le relazioni includeranno:

• Ora e data
• Identità dell'ispettore
• Prove fotografiche
• Descrizioni dei difetti
• Azioni correttive consigliate

Standard di prova

Le fotografie devono:

• Avere il timestamp
• Identificare chiaramente le aree interessate
• Non essere alterato
• Essere conservati secondo la politica di conservazione dei dati di FARENIO

Segnalazione di conformità

I venditori devono segnalare:

• Pericoli per la salute
• Problemi di sicurezza antincendio
• Perdite d'acqua
• Preoccupazioni strutturali
• Rischi per la sicurezza
• Infestazioni di parassiti

ALLEGATO C — Standard di blocco digitale e accesso intelligente

Requisiti di installazione

Il Venditore dovrà:

• Seguire le specifiche del produttore.
• Verificare la corretta installazione.
• Testare tutte le funzioni prima del completamento.
• Installazione del documento.

Protocolli di sicurezza

Il Venditore dovrà:

• Proteggi le credenziali di accesso.
• Non rivelare mai numeri o codici.
• Registri digitali sicuri.
• Segnalare immediatamente gli incidenti di sicurezza.

Accesso di emergenza

Le procedure di emergenza definiscono:

• Personale autorizzato
• Metodi di override di emergenza
• Documentazione dell'incidente
• Requisiti di notifica al cliente

ALLEGATO D — Accordo sul livello di servizio del fornitore (SLA)

Tempi di risposta

Richieste di emergenza:Tempo massimo di risposta: 2 ore

Richieste urgenti:Tempo massimo di risposta: 6 ore

Richieste standard:Tempo massimo di risposta: 24 ore

Servizi di linea:Partecipazione entro la finestra di servizio concordata.

Requisiti di frequenza

I venditori devono:

• Arriva puntuale.
• Avvisare immediatamente i ritardi.
• Registrare i tempi di arrivo e di completamento.
• Ottenere la conferma del completamento, ove applicabile.

Chiamate di emergenza

I servizi di emergenza possono includere:

• Risposta alle inondazioni
• Bloccare gli errori
• Incidenti di sicurezza
• Emergenze utenze

Crediti di servizio

Ripetuti errori SLA possono provocare:

• Commissioni di servizio ridotte
• Sospensione temporanea
• Revisione delle prestazioni
• Risoluzione del contratto

ALLEGATO E — GDPR e requisiti di elaborazione dei dati

Accesso ai dati

I fornitori possono accedere solo ai dati necessari per eseguire i servizi appaltati.

Minimizzazione dei dati

Verranno trattati solo i dati personali minimi necessari.

Riservatezza

Le informazioni sugli ospiti rimarranno confidenziali.

Conservazione dei dati

I dati personali non saranno conservati più a lungo del necessario.

Segnalazione di violazione dei dati

Il Venditore informerà FARENIO senza indebito ritardo e, ove possibile, entro ventiquattro (24) ore dal momento in cui viene a conoscenza di qualsiasi violazione effettiva o sospetta dei dati personali.

ALLEGATO F — Standard per le operazioni transfrontaliere

Giurisdizione

Ciascun Venditore dovrà rispettare:

• Legislazione locale
• Leggi sul lavoro
• Leggi fiscali
• Norme a tutela dei consumatori

Licenza

I fornitori dovranno mantenere tutto quanto richiesto:

• Licenze commerciali
• Autorizzazioni operative
• Iscrizioni professionali

Assicurazione

L'assicurazione dovrà essere conforme ai requisiti legali locali.

Lingue

La documentazione operativa dovrà essere fornita in inglese e, ove richiesto, nella lingua locale.

ALLEGATO G — Standard di sostenibilità ambientale

Standard

I venditori devono:

• Promuovere pratiche ambientalmente responsabili.
• Ridurre al minimo gli sprechi.
• Ridurre il consumo di acqua ed energia.
• Utilizzare imballaggi riciclabili ove possibile.

Verrà data preferenza a prodotti e attrezzature eco-certificati.

ALLEGATO H – Condotta aziendale etica

Standard

I venditori non dovranno impegnarsi in:

• Corruzione
• Corruzione
• Lavoro forzato
• Lavoro minorile
• Discriminazione
• Molestie

I fornitori devono rispettare la legislazione anticorruzione applicabile e mantenere pratiche commerciali etiche.

ALLEGATO I — Continuità aziendale e ripristino di emergenza

Piani

I fornitori devono mantenere piani che affrontino:

• Disastri naturali
• Incidenti informatici
• Guasti delle utenze
• Interruzioni del lavoro
• Eventi pandemici

I piani devono identificare i contatti critici, le procedure di ripristino e i tempi di ripristino previsti.

ALLEGATO J — Misurazione delle prestazioni e scheda di valutazione dei fornitori

Indicatori

Gli indicatori di prestazione possono includere:

• Qualità del servizio
• Presenza puntuale
• Soddisfazione del cliente
• Frequenza dei reclami
• Prestazioni di sicurezza
• Conformità normativa
• Tempi di risposta

FARENIO può utilizzare questi indicatori per determinare la continua partecipazione alla Piattaforma.

ALLEGATO K — Standard di integrazione tecnica

API Requisiti

Quando i Fornitori si integrano con la Piattaforma, devono rispettare:

• Autenticazione sicura
• Comunicazioni crittografate
• Compatibilità della versione
• Gestione degli errori

PMS Interoperabilità

I sistemi integrati scambieranno dati in modo accurato e sicuro.

Integrazione della serratura digitale

I dispositivi supportati devono essere conformi ai protocolli di sicurezza approvati.

IoT Dispositivi

I dispositivi collegati devono:

• Mantenere il firmware attuale
• Utilizzare standard di comunicazione sicuri
• Proteggi i dati dei clienti

ALLEGATO L — Standard di salute, sicurezza e manipolazione di sostanze chimiche

Standard

I prodotti chimici per la pulizia devono essere conformi alla legislazione europea applicabile, compresi i requisiti relativi a classificazione, etichettatura, imballaggio, registrazione e manipolazione sicura.

I venditori devono:

• Mantenere aggiornate le Schede di Sicurezza (SDS).
• Formare il personale sulla manipolazione sicura delle sostanze chimiche.
• Conservare i prodotti chimici in modo sicuro.
• Utilizzare adeguati dispositivi di protezione individuale (PPE).
• Smaltire le sostanze pericolose in conformità con le normative ambientali.

ALLEGATO M — Programma di assicurazione e gestione del rischio

Requisiti

I requisiti assicurativi minimi possono includere:

• Assicurazione per la responsabilità civile
• Assicurazione sulla responsabilità civile professionale
• Assicurazione di responsabilità civile del datore di lavoro (ove applicabile)
• Assicurazione per veicoli commerciali
• Assicurazione di responsabilità informatica (per partner tecnologici)

FARENIO può specificare importi minimi di copertura tramite:

• Paese
• Categoria di servizio
• Rischio operativo
• Valore del contratto

I venditori forniranno certificati di assicurazione aggiornati su richiesta.

ALLEGATO N — Prezzi, regolamento e programma delle commissioni

Termini commerciali

I termini commerciali definiranno:

• Prezzi del servizio
• Commissioni del mercato
• Commissioni per il servizio del venditore
• SaaS commissioni (ove applicabile)
• Cicli di pagamento
• Valuta
• VAT trattamento
• Obblighi di ritenute fiscali
• Adeguamenti al rimborso
• Procedure di riaddebito
• Disposizioni sui ritardi di pagamento

I resoconti sui regolamenti saranno disponibili attraverso la Piattaforma FARENIO.

ALLEGATO O — Programma di audit, certificazione e miglioramento continuo

Audit

FARENIO può condurre audit periodici riguardanti:

• Conformità operativa
• Qualità del servizio
• Protezione dei dati
• Salute e sicurezza
• Conformità finanziaria
• Prestazione contrattuale

Laddove vengano identificate carenze, il Fornitore dovrà implementare un Piano di azioni correttive (CAP) entro il periodo di tempo specificato da FARENIO.

FARENIO può allineare la propria metodologia di audit ai principi di gestione della qualità riconosciuti a livello internazionale, compresi i sistemi di gestione basati su ISO, ove appropriato.

Le revisioni annuali possono includere:

• Stato della certificazione del fornitore
• Andamenti delle prestazioni
• Completamento della formazione
• Feedback dei clienti
• Valutazioni del rischio
• Obiettivi di miglioramento continuo

La mancata collaborazione agli audit o l'implementazione delle azioni correttive concordate può comportare la sospensione o la cessazione della partecipazione del Fornitore all'Ecosistema FARENIO.