politica sulla riservatezza

FARENIO ECOSISTEMA

ARTICOLO 1 – INTRODUZIONE

GQ VENTURES SAS, operante come FARENIO, si impegna a proteggere la privacy e i dati personali di tutti gli utenti dell'Ecosistema FARENIO.

La presente Informativa sulla privacy spiega come FARENIO raccoglie, utilizza, archivia, condivide, trasferisce,

protegge ed elimina i dati personali quando gli utenti accedono a:

• FARENIO Mercato
• Portale host
• Portale più pulito
• Portale dei venditori
• Portale di amministrazione
• Applicazioni mobili
• AI Servizi
• PMS Integrazioni
• APIs
• Servizi di assistenza clienti

Questa politica si applica a:

• Ospiti
• Gestori di proprietà
• Ospiti (ove applicabile)
• Pulitori
• Venditori
• Partner
• Clienti aziendali
• Visitatori del sito web

ARTICOLO 2 – TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

GQ VENTURES SAS

Nome commerciale: FARENIO

E-mail: privacy@farenio.com

ARTICOLO 3 – RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Ove richiesto dalla legge, FARENIO nominerà un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO).

Contatto per la protezione dei dati: privacy@farenio.com

ARTICOLO 4 – DATI PERSONALI RACCOLTI

FARENIO può raccogliere:

Dati di identità

• Nome e cognome
• Data di nascita
• Nazionalità (ove richiesta)
• Identificazione del governo
• Fotografie del profilo

Dati di contatto

• Indirizzo
• Numero di telefono
• Indirizzo e-mail
• Contatti di emergenza

Dati aziendali

• Nome dell'azienda
• VAT Numero
• SIREN/SIRET
• Documenti di registrazione delle imprese
• Certificati assicurativi

Dati finanziari

• Dettagli del conto bancario
• Informazioni sul pagamento
• Cronologia delle transazioni
• Fatture
• Informazioni sul pagamento

Dati della proprietà

• Indirizzo dell'immobile
• Caratteristiche dell'immobile
• Cronologia delle prenotazioni
• Registri operativi
• Rapporti di ispezione

Dati di prenotazione

• Date di arrivo
• Date di partenza
• Numeri di prenotazione
• Occupazione degli ospiti
• Orari di pulizia

Dati tecnici

• Informazioni sul dispositivo
• Tipo di browser
• Sistema operativo
• Indirizzo IP
• Registri di sessione
• API attività

Dati di utilizzo

• Cronologia degli accessi
• Flusso di clic
• Utilizzo della dashboard
• Interazioni del flusso di lavoro
• Utilizzo delle funzionalità

AI Dati operativi

• Richieste di pianificazione
• AI raccomandazioni
• Analisi operativa
• Storia dell'automazione

ARTICOLO 5 – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

FARENIO tratta i dati personali per:

• Crea account utente
• Gestisci le prenotazioni
• Coordinare le operazioni di turnover
• Fornitori di spedizioni
• Gestire i flussi di lavoro dei fornitori
• Elaborare i pagamenti
• Prevenire le frodi
• Rispettare DAC7
• Rispettare AML/KYC
• Migliora le prestazioni della piattaforma
• Formare e convalidare AI sistemi ove consentito
• Fornire assistenza clienti
• Mantenere la sicurezza
• Generare report operativi

ARTICOLO 6 – BASE GIURIDICA

Il trattamento si basa su:

• Esecuzione del contratto
• Obblighi legali
• Interessi legittimi
• Consenso (ove richiesto)
• Tutela degli interessi vitali
• Obblighi di interesse pubblico ove applicabili

ARTICOLO 7 – AI TRATTAMENTO

FARENIO utilizza l'Intelligenza Artificiale per supportare:

• Prezzi
• Pianificazione
• Spedizione
• Operazioni immobiliari
• Assistenza clienti
• Rilevamento delle frodi
• Intelligenza aziendale

Le raccomandazioni AI sono soggette ad un'adeguata supervisione umana ove richiesto dalla legge.

Nessuna decisione esclusivamente automatizzata che produca effetti legali o similmente significativi può essere presa senza adeguate garanzie, a meno che ciò non sia consentito dalla legge.

ARTICOLO 8 – CONDIVISIONE DEI DATI

I dati possono essere condivisi con destinatari autorizzati, tra cui:

• Fornitori di servizi di pagamento
• Provider di hosting su cloud
• PMS fornitori
• Fornitori di comunicazione
• Autorità fiscali
• Autorità di regolamentazione
• Fornitori di assicurazioni
• Consulenti professionali
• Applicazione della legge laddove richiesto dalla legge

FARENIO non vende mai dati personali.

ARTICOLO 9 – TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

Laddove i dati personali vengano trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE),

FARENIO deve attuare misure di salvaguardia adeguate, tra cui:

• Decisioni di adeguatezza;
• Clausole Contrattuali Tipo (SCC);
• Norme aziendali vincolanti ove applicabile;
• Ulteriori misure tecniche e organizzative.

ARTICOLO 10 – SICUREZZA

FARENIO attua misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Crittografia in transito e a riposo, ove appropriato;
• Controlli di accesso basati sul privilegio minimo;
• Autenticazione a più fattori per accesso privilegiato;
• Registrazione di controllo;
• Gestione delle vulnerabilità;
• Procedure di backup e disaster recovery;
• Monitoraggio della sicurezza.

ARTICOLO 11 – CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità descritte nella presente Informativa o per adempiere agli obblighi di legge.

Allegato B – Programma di conservazione dei dati.

ARTICOLO 12 – DIRITTI DELL'INTERESSATO

Gli individui hanno il diritto di:

• Accedere ai propri dati personali;
• Rettificare i dati inesatti;
• Cancellare i dati ove applicabile;
• Limitare l'elaborazione;
• opporsi al trattamento;
• Portabilità dei dati;
• revocare il consenso laddove il trattamento sia basato sul consenso;
• Proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

Le richieste vanno rivolte a: privacy@farenio.com

ARTICOLO 13 – COOKIE

I cookie sono regolati separatamente nella FARENIO Politica sui cookie.

ARTICOLO 14 – BAMBINI

La Piattaforma non è destinata a soggetti di età inferiore a quella richiesta dalla legge applicabile per contrattare in modo autonomo.

FARENIO non raccoglie consapevolmente dati personali di bambini senza una base legale.

ARTICOLO 15 – VIOLAZIONE DEI DATI

FARENIO mantiene le procedure per:

• Rilevazione;
• Investigazione;
• Contenimento;
• Notifica;
• Riparazione delle violazioni dei dati personali.

Ove richiesto da GDPR, le autorità di vigilanza competenti e le persone interessate saranno informate entro i termini legali applicabili.

ARTICOLO 16 – AGGIORNAMENTI DELLA POLICY

La presente Informativa sulla privacy può essere aggiornata per riflettere:

• Sviluppi giuridici;
• Guida normativa;
• Miglioramenti della piattaforma;
• AI cambiamenti nella governance.

Gli aggiornamenti materiali saranno comunicati attraverso la Piattaforma.

ARTICOLO 17 – CONTATTO

Richieste privacy: privacy@farenio.com

ALLEGATO A

REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO (RoPA)

Redatto ai sensi dell'articolo 30 GDPR.

Per ciascuna attività di trattamento, FARENIO deve documentare:

• Nome dell'attività di trattamento;
• Finalità del trattamento;
• Categorie di interessati;
• Categorie di dati personali;
• Base giuridica;
• Destinatari;
• Trasferimenti internazionali;
• Periodo di conservazione;
• Misure di sicurezza;
• Imprenditore responsabile.

Il RoPA deve essere rivisto almeno una volta all'anno e ogni volta che vengono introdotte nuove attività di trattamento.

ALLEGATO B

PROGRAMMA DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I periodi di conservazione sono definiti per categoria, tra cui:

• Dati dell'account utente;
• Registri delle prenotazioni;
• Registri finanziari;
• Informazioni sul pagamento;
• Registri fiscali e DAC7;
• Documenti di verifica dell'identità;
• Registri dell'assistenza clienti;
• Registri delle operazioni della proprietà;
• AI registri operativi;
• Registri di sicurezza;
• Preferenze di marketing;
• CCTV o registrazioni di immagini (se applicabile).

Ciascuna categoria dovrà specificare:

• Periodo di conservazione;
• Base giuridica;
• Metodo di smaltimento.

ALLEGATO C

REGISTRO SOTTOPROCESSOR

FARENIO manterrà un registro aggiornato dei subresponsabili del trattamento autorizzati.

Il registro dovrebbe includere:

• Nome del fornitore di servizi;
• Finalità del trattamento;
• Categorie di dati personali trattati;
• Località di hosting;
• Tutele contrattuali applicabili;
• Certificazioni di sicurezza (ove disponibili);
• Data dell'appuntamento.

Le modifiche ai sub-responsabili materiali saranno comunicate ove richiesto dal contratto o dalla legge.

ALLEGATO D

REGISTRO INTERNAZIONALE DEI TRASFERIMENTI DATI

Qualora i dati personali lascino il SEE, FARENIO registrerà:

• Paese di destinazione;
• Destinatario;
• Categorie di dati trasferiti;
• Meccanismo di trasferimento (es. decisione di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard);
• Implementate garanzie supplementari;
• Valutazione del rischio di trasferimento;
• Data di revisione.

ALLEGATO E

AI REGISTRO DEL TRATTAMENTO

Per ciascun processo abilitato a AI, FARENIO deve documentare:

• AI nome dell'impianto;
• Scopo aziendale;
• Categorie di dati trattati;
• Base legale;
• Misure di controllo umano;
• Rischi potenziali;
• Misure di mitigazione dei bias;
• Monitoraggio della precisione;
• Processo di aggiornamento del modello;
• Controlli di registrazione e audit.

Il registro supporta il rispetto degli obblighi di governance applicabili.

ALLEGATO F

PROCEDURA SUI DIRITTI DELL'INTERESSATO

FARENIO deve mantenere procedure documentate per la gestione delle richieste relative a:

• Accesso;
• Rettifica;
• Cancellazione;
• Restrizione;
• Portabilità;
• Obiezione;
• Revoca del consenso.

La procedura comprende:

1. Ricezione della richiesta;

2. Verifica dell'identità;

3. Registrazione nel registro richieste diritti;

4. Valutazione degli obblighi di legge e delle esenzioni;

5. Assegnazione interna ai team responsabili;

6. Risposta entro i termini legali applicabili;

7. Registrazione delle azioni intraprese;

8. Chiusura e pista di controllo.

Tutte le richieste devono essere gestite in modo coerente, sicuro e in conformità con i requisiti GDPR.