Anbieter- und Partnervereinbarung

Betriebliche, technische und Compliance-Standards

Diese Anhänge sind integraler Bestandteil der Vendor & Partner Agreement FARENIO. Sofern nicht anders schriftlich vereinbart, muss jeder am FARENIO-Ökosystem teilnehmende Anbieter, Partner, Auftragnehmer oder Dienstleister die unten aufgeführten Standards einhalten.

Der Betreiber behält sich das Recht vor, diese Anhänge von Zeit zu Zeit zu ändern, um Änderungen in der Gesetzgebung, Industriestandards, technologischen Entwicklungen, betrieblichen Anforderungen oder Geschäftsanforderungen Rechnung zu tragen. Wesentliche Änderungen werden den betroffenen Anbietern über die Plattform oder durch elektronische Mitteilung mitgeteilt.

ANHANG A – Standards für den Wäsche- und Lagerbetrieb

1. Zweck

Dieser Anhang legt einheitliche betriebliche Standards für die Wäschehandhabung, die Bestandskontrolle, den Bestandsabgleich und die Qualitätssicherung im gesamten FARENIO-Ökosystem fest.

2. Geltungsbereich

Gilt für:

• Leinenpartner
• Wäschereianbieter
• Anbieter von Immobilienbetrieben
• Inventarlieferanten
• Multi-Service-Partner

3. Wäschestandards

Der Verkäufer muss:

• Liefern Sie handelsüblich saubere und hygienisch verarbeitete Wäsche.
• Behalten Sie Farbkonsistenz und Qualitätsstandards bei.
• Ersetzen Sie beschädigte oder stark abgenutzte Wäsche.
• Verpacken Sie saubere Wäsche, um eine Kontamination zu vermeiden.
• Identifizieren Sie den Wäscheeigentum bei Bedarf deutlich.

4. Verfahren zum Umgang mit Wäsche

Der Verkäufer muss:

• Trennen Sie saubere und gebrauchte Wäsche.
• Kreuzkontaminationen verhindern.
• Befolgen Sie die Pflegehinweise des Herstellers.
• Halten Sie dokumentierte Waschverfahren ein.
• Notieren Sie alle Wäschewechsel.

5. Bestandsverfolgung

Der Bestand muss über die FARENIO-Plattform erfasst werden, einschließlich:

• Artikelbeschreibungen
• SKU oder Referenznummern
• Gelieferte Menge
• Gesammelte Menge
• Zustandsberichte
• Fehlende Artikel

6. Aktienabstimmung

Der regelmäßige Abgleich umfasst Folgendes:

• Der physische Bestand zählt
• Abweichungsberichte
• Schadensermittlungen
• Meldung beschädigter Bestände
• Ersatzempfehlungen

ANHANG B – Inspektions- und Compliance-Standards

Zweck

Einrichtung konsistenter Immobilieninspektions- und Compliance-Verfahren.

Inspektionskategorien

• Inspektionen vor der Ankunft
• Nachreinigungskontrollen
• Sicherheitsinspektionen
• Bestandskontrollen
• Wartungsbeobachtungen

Inspektionsberichte

Die Berichte müssen Folgendes enthalten:

• Uhrzeit und Datum
• Identität des Inspektors
• Fotografischer Beweis
• Fehlerbeschreibungen
• Empfohlene Korrekturmaßnahmen

Beweisstandards

Fotos müssen:

• Seien Sie mit einem Zeitstempel versehen
• Identifizieren Sie die betroffenen Bereiche eindeutig
• Darf nicht verändert werden
• Werden gemäß der Datenaufbewahrungsrichtlinie von FARENIO aufbewahrt

Compliance-Berichterstattung

Anbieter müssen Folgendes melden:

• Gesundheitsgefahren
• Bedenken hinsichtlich des Brandschutzes
• Wasser tritt aus
• Strukturelle Bedenken
• Sicherheitsrisiken
• Schädlingsbefall

ANHANG C – Standards für digitale Schlösser und intelligenten Zugang

Installationsanforderungen

Der Verkäufer muss:

• Befolgen Sie die Herstellerangaben.
• Überprüfen Sie die korrekte Installation.
• Testen Sie alle Funktionen vor der Fertigstellung.
• Dokumentinstallation.

Sicherheitsprotokolle

Der Verkäufer muss:

• Zugangsdaten schützen.
• Geben Sie niemals Ziffern oder Codes weiter.
• Sichere digitale Aufzeichnungen.
• Melden Sie Sicherheitsvorfälle umgehend.

Notfallzugang

Notfallverfahren müssen Folgendes definieren:

• Autorisiertes Personal
• Methoden zur Notfallüberbrückung
• Dokumentation des Vorfalls
• Anforderungen an die Kundenbenachrichtigung

ANHANG D – Anbieter-Service-Level-Vereinbarung (SLA)

Reaktionszeiten

Notfallanfragen:Maximale Reaktionszeit: 2 Stunden

Dringende Anfragen:Maximale Reaktionszeit: 6 Stunden

Standardanfragen:Maximale Reaktionszeit: 24 Stunden

Geplante Dienste:Anwesenheit innerhalb des vereinbarten Servicefensters.

Anwesenheitsvoraussetzungen

Anbieter müssen:

• Kommen Sie pünktlich an.
• Verspätungen sofort melden.
• Erfassen Sie Ankunfts- und Fertigstellungszeiten.
• Gegebenenfalls Abschlussbestätigung einholen.

Notrufe

Zu den Notdiensten können gehören:

• Reaktion auf Überschwemmungen
• Sperrfehler
• Sicherheitsvorfälle
• Versorgungsnotfälle

Service-Credits

Wiederholte SLA-Ausfälle können Folgendes zur Folge haben:

• Reduzierte Servicegebühren
• Vorübergehende Suspendierung
• Leistungsbeurteilung
• Vertragsbeendigung

ANHANG E – GDPR und Datenverarbeitungsanforderungen

Datenzugriff

Anbieter dürfen nur auf Daten zugreifen, die zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich sind.

Datenminimierung

Es werden nur die unbedingt notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet.

Vertraulichkeit

Gastinformationen bleiben vertraulich.

Datenaufbewahrung

Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden.

Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Verkäufer muss FARENIO unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von vierundzwanzig (24) Stunden nach Kenntniserlangung einer tatsächlichen oder vermuteten Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigen.

ANHANG F – Standards für den grenzüberschreitenden Betrieb

Zuständigkeit

Jeder Anbieter muss Folgendes einhalten:

• Lokale Gesetzgebung
• Arbeitsgesetze
• Steuergesetze
• Verbraucherschutzvorschriften

Lizenzierung

Anbieter müssen alles Erforderliche aufrechterhalten:

• Gewerbelizenzen
• Betriebsgenehmigungen
• Professionelle Registrierungen

Versicherung

Die Versicherung muss den örtlichen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Sprachen

Die Betriebsdokumentation ist auf Englisch und bei Bedarf in der Landessprache bereitzustellen.

ANHANG G – Umweltverträglichkeitsstandards

Standards

Anbieter müssen:

• Fördern Sie umweltbewusste Praktiken.
• Abfall minimieren.
• Reduzieren Sie den Wasser- und Energieverbrauch.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit recycelbare Verpackungen.

Bevorzugt werden ökozertifizierte Produkte und Geräte.

ANHANG H – Ethisches Geschäftsgebaren

Standards

Anbieter dürfen sich nicht an Folgendem beteiligen:

• Korruption
• Bestechung
• Zwangsarbeit
• Kinderarbeit
• Diskriminierung
• Belästigung

Anbieter müssen die geltenden Antikorruptionsgesetze einhalten und ethische Geschäftspraktiken pflegen.

ANHANG I – Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung

Pläne

Anbieter müssen Pläne pflegen, die sich mit Folgendem befassen:

• Naturkatastrophen
• Cyber-Vorfälle
• Ausfälle von Versorgungseinrichtungen
• Arbeitsunterbrechungen
• Pandemieereignisse

In den Plänen müssen kritische Kontakte, Wiederherstellungsverfahren und erwartete Wiederherstellungszeiten angegeben werden.

ANHANG J – Leistungsmessung und Anbieter-Scorecard

Indikatoren

Zu den Leistungsindikatoren können gehören:

• Servicequalität
• Pünktliche Anwesenheit
• Kundenzufriedenheit
• Beschwerdehäufigkeit
• Sicherheitsleistung
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Reaktionszeiten

FARENIO kann diese Indikatoren verwenden, um die weitere Teilnahme an der Plattform zu bestimmen.

ANHANG K – Technische Integrationsstandards

API Anforderungen

Wenn Anbieter die Plattform integrieren, müssen sie Folgendes einhalten:

• Sichere Authentifizierung
• Verschlüsselte Kommunikation
• Versionskompatibilität
• Fehlerbehandlung

PMS Interoperabilität

Integrierte Systeme müssen Daten präzise und sicher austauschen.

Integration digitaler Schlösser

Unterstützte Geräte müssen genehmigten Sicherheitsprotokollen entsprechen.

IoT Geräte

Angeschlossene Geräte müssen:

• Behalten Sie die aktuelle Firmware bei
• Nutzen Sie sichere Kommunikationsstandards
• Kundendaten schützen

ANHANG L – Gesundheits-, Sicherheits- und Chemikalienhandhabungsnormen

Standards

Reinigungschemikalien müssen den geltenden europäischen Rechtsvorschriften entsprechen, einschließlich der Anforderungen in Bezug auf Klassifizierung, Kennzeichnung, Verpackung, Registrierung und sichere Handhabung.

Anbieter müssen:

• Halten Sie aktuelle Sicherheitsdatenblätter (SDS) bereit.
• Schulung des Personals im sicheren Umgang mit Chemikalien.
• Bewahren Sie Chemikalien sicher auf.
• Verwenden Sie geeignete persönliche Schutzausrüstung (PPE).
• Entsorgen Sie gefährliche Stoffe gemäß den Umweltvorschriften.

ANHANG M – Versicherungs- und Risikomanagementplan

Anforderungen

Zu den Mindestversicherungsanforderungen können gehören:

• Haftpflichtversicherung
• Berufshaftpflichtversicherung
• Arbeitgeberhaftpflichtversicherung (sofern zutreffend)
• Nutzfahrzeugversicherung
• Cyber-Haftpflichtversicherung (für Technologiepartner)

FARENIO kann Mindestdeckungssummen festlegen durch:

• Land
• Servicekategorie
• Betriebsrisiko
• Vertragswert

Anbieter stellen auf Anfrage aktualisierte Versicherungsbescheinigungen zur Verfügung.

ANHANG N – Preis-, Abrechnungs- und Provisionsplan

Kommerzielle Bedingungen

Handelsbedingungen definieren:

• Servicepreise
• Marktplatzprovisionen
• Servicegebühren des Anbieters
• SaaS Gebühren (sofern zutreffend)
• Zahlungszyklen
• Währung
• VAT Behandlung
• Steuereinbehaltspflichten
• Rückerstattungsanpassungen
• Rückbuchungsverfahren
• Bestimmungen zu Zahlungsverzug

Abrechnungsberichte sind über die FARENIO-Plattform verfügbar.

ANHANG O – Audit-, Zertifizierungs- und kontinuierliches Verbesserungsprogramm

Audits

FARENIO kann regelmäßige Audits durchführen, die Folgendes umfassen:

• Operative Compliance
• Servicequalität
• Datenschutz
• Gesundheit und Sicherheit
• Finanzielle Compliance
• Vertragserfüllung

Werden Mängel festgestellt, muss der Verkäufer innerhalb des durch FARENIO festgelegten Zeitrahmens einen Korrekturmaßnahmenplan (CAP) umsetzen.

FARENIO kann seine Prüfungsmethodik an anerkannten internationalen Qualitätsmanagementgrundsätzen ausrichten, gegebenenfalls einschließlich ISO-basierter Managementsysteme.

Jährliche Überprüfungen können Folgendes umfassen:

• Zertifizierungsstatus des Anbieters
• Leistungstrends
• Abschluss der Ausbildung
• Kundenfeedback
• Risikobewertungen
• Kontinuierliche Verbesserungsziele

Die Nichtkooperation bei Audits oder die Umsetzung vereinbarter Korrekturmaßnahmen kann zur Aussetzung oder Beendigung der Teilnahme des Anbieters am FARENIO-Ökosystem führen.