Datenschutzrichtlinie

FARENIO ÖKOSYSTEM

ARTIKEL 1 – EINLEITUNG

GQ VENTURES SAS, firmierend als FARENIO, verpflichtet sich, die Privatsphäre und personenbezogenen Daten aller Nutzer des FARENIO-Ökosystems zu schützen.

In dieser Datenschutzrichtlinie wird erläutert, wie FARENIO Daten sammelt, verwendet, speichert, teilt, überträgt,

schützt und löscht personenbezogene Daten, wenn Benutzer auf Folgendes zugreifen:

• FARENIO Marktplatz
• Host-Portal
• Reinigerportal
• Anbieterportal
• Admin-Portal
• Mobile Anwendungen
• AI Dienstleistungen
• PMS Integrationen
• APIs
• Kundensupportdienste

Diese Richtlinie gilt für:

• Gastgeber
• Immobilienverwalter
• Gäste (sofern zutreffend)
• Reinigungskräfte
• Anbieter
• Partner
• Unternehmenskunden
• Website-Besucher

ARTIKEL 2 – DATENVERANTWORTLICHER

Der Datenverantwortliche ist:

GQ VENTURES SAS

Handelsname: FARENIO

E-Mail: Privacy@farenio.com

ARTIKEL 3 – DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Sofern gesetzlich vorgeschrieben, ernennt FARENIO einen Datenschutzbeauftragten (DPO).

Datenschutzkontakt: Privacy@farenio.com

ARTIKEL 4 – ERHOBENE PERSONENBEZOGENE DATEN

FARENIO dürfen sammeln:

Identitätsdaten

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Nationalität (sofern erforderlich)
• Identifikation der Regierung
• Profilfotos

Kontaktdaten

• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Notfallkontakte

Geschäftsdaten

• Name der Firma
• VAT Zahl
• SIREN/SIRET
• Unterlagen zur Gewerbeanmeldung
• Versicherungszertifikate

Finanzdaten

• Bankkontodaten
• Zahlungsinformationen
• Transaktionsverlauf
• Rechnungen
• Auszahlungsinformationen

Immobiliendaten

• Adresse der Immobilie
• Eigenschaften der Immobilie
• Buchungshistorie
• Betriebsaufzeichnungen
• Inspektionsberichte

Buchungsdaten

• Check-in-Daten
• Check-out-Termine
• Reservierungsnummern
• Gästebelegung
• Reinigungspläne

Technische Daten

• Geräteinformationen
• Browsertyp
• Betriebssystem
• IP-Adresse
• Sitzungsprotokolle
• API Aktivität

Nutzungsdaten

• Anmeldeverlauf
• Clickstream
• Dashboard-Nutzung
• Workflow-Interaktionen
• Funktionsnutzung

AI Betriebsdaten

• Terminanfragen
• AI Empfehlungen
• Betriebsanalytik
• Automatisierungsgeschichte

ARTIKEL 5 – ZWECKE DER VERARBEITUNG

FARENIO verarbeitet personenbezogene Daten, um:

• Erstellen Sie Benutzerkonten
• Buchungen verwalten
• Koordinieren Sie Umsatzvorgänge
• Versandanbieter
• Verwalten Sie Lieferanten-Workflows
• Zahlungen abwickeln
• Betrug verhindern
• Beachten Sie DAC7
• Beachten Sie AML/KYC
• Verbessern Sie die Plattformleistung
• Trainieren und validieren Sie AI-Systeme, sofern dies rechtmäßig ist
• Bieten Sie Kundensupport
• Sorgen Sie für Sicherheit
• Erstellen Sie Betriebsberichte

ARTIKEL 6 – RECHTSGRUNDLAGE

Die Verarbeitung basiert auf:

• Vertragserfüllung
• Gesetzliche Verpflichtungen
• Berechtigte Interessen
• Einwilligung (sofern erforderlich)
• Schutz lebenswichtiger Interessen
• Gegebenenfalls Verpflichtungen im öffentlichen Interesse

ARTIKEL 7 – AI VERARBEITUNG

FARENIO nutzt künstliche Intelligenz, um Folgendes zu unterstützen:

• Preise
• Terminplanung
• Versenden
• Immobilienbetrieb
• Kundensupport
• Betrugserkennung
• Business Intelligence

AI Empfehlungen unterliegen einer angemessenen menschlichen Aufsicht, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Es darf keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen ohne angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, sofern dies nicht gesetzlich zulässig ist.

ARTIKEL 8 – WEITERGABE VON DATEN

Daten können an autorisierte Empfänger weitergegeben werden, darunter:

• Zahlungsdienstleister
• Cloud-Hosting-Anbieter
• PMS Anbieter
• Kommunikationsanbieter
• Steuerbehörden
• Aufsichtsbehörden
• Versicherungsanbieter
• Professionelle Berater
• Strafverfolgung, sofern gesetzlich vorgeschrieben

FARENIO verkauft niemals personenbezogene Daten.

ARTIKEL 9 – INTERNATIONALE ÜBERTRAGUNGEN

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

FARENIO muss geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, darunter:

• Angemessenheitsentscheidungen;
• Standardvertragsklauseln (SCCs);
• Gegebenenfalls verbindliche Unternehmensregeln;
• Zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.

ARTIKEL 10 – SICHERHEIT

FARENIO setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, darunter:

• Gegebenenfalls Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand;
• Zugriffskontrollen basierend auf der geringsten Berechtigung;
• Multi-Faktor-Authentifizierung für privilegierten Zugriff;
• Audit-Protokollierung;
• Schwachstellenmanagement;
• Backup- und Disaster-Recovery-Verfahren;
• Sicherheitsüberwachung.

ARTIKEL 11 – DATENSPEICHERUNG

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung der in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Anhang B – Zeitplan für die Datenaufbewahrung.

ARTIKEL 12 – RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Einzelpersonen haben das Recht:

• Auf ihre persönlichen Daten zugreifen;
• Unrichtige Daten korrigieren;
• Gegebenenfalls Daten löschen;
• Verarbeitung einschränken;
• Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• Datenportabilität;
• Widerrufen Sie die Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.
• Reichen Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ein.

Anfragen sollten an folgende Adresse gesendet werden: privacy@farenio.com

ARTIKEL 13 – COOKIES

Cookies werden in der Cookie-Richtlinie FARENIO gesondert geregelt.

ARTIKEL 14 – KINDER

Die Plattform ist nicht für Personen unter dem gesetzlich vorgeschriebenen Mindestalter für die selbstständige Vertragsabwicklung bestimmt.

FARENIO sammelt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern ohne gesetzliche Grundlage.

ARTIKEL 15 – DATENVERLETZUNGEN

FARENIO verwaltet Verfahren für:

• Erkennung;
• Untersuchung;
• Eindämmung;
• Benachrichtigung;
• Behebung von Verstößen gegen den Schutz personenbezogener Daten.

Sofern gemäß GDPR erforderlich, sind die zuständigen Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen innerhalb der geltenden gesetzlichen Fristen zu benachrichtigen.

ARTIKEL 16 – RICHTLINIEN-AKTUALISIERUNGEN

Diese Datenschutzrichtlinie kann aktualisiert werden, um Folgendes widerzuspiegeln:

• Rechtliche Entwicklungen;
• Regulatorische Leitlinien;
• Plattformverbesserungen;
• AI Governance-Änderungen.

Wesentliche Aktualisierungen werden über die Plattform kommuniziert.

ARTIKEL 17 – KONTAKT

Datenschutzanfragen: Privacy@farenio.com

ANHANG A

AUFZEICHNUNG DER VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN (RoPA)

Erstellt gemäß Artikel 30 GDPR.

Für jede Verarbeitungstätigkeit muss FARENIO Folgendes dokumentieren:

• Name der Verarbeitungsaktivität;
• Zweck der Verarbeitung;
• Kategorien betroffener Personen;
• Kategorien personenbezogener Daten;
• Rechtsgrundlage;
• Empfänger;
• Internationale Überweisungen;
• Aufbewahrungsfrist;
• Sicherheitsmaßnahmen;
• Verantwortungsvoller Unternehmer.

Die RoPA muss mindestens einmal jährlich und bei der Einführung neuer Verarbeitungstätigkeiten überprüft werden.

ANHANG B

ZEITPLAN FÜR DIE DATENSPEICHERUNG

Die Aufbewahrungsfristen werden nach Kategorie definiert, einschließlich:

• Daten des Benutzerkontos;
• Buchungsunterlagen;
• Finanzunterlagen;
• Zahlungsinformationen;
• Steuer- und DAC7-Aufzeichnungen;
• Dokumente zur Identitätsprüfung;
• Kundensupport-Aufzeichnungen;
• Protokolle über den Immobilienbetrieb;
• AI Betriebsprotokolle;
• Sicherheitsprotokolle;
• Marketingpräferenzen;
• Videoüberwachung oder Bildaufzeichnungen (falls zutreffend).

Jede Kategorie muss Folgendes angeben:

• Aufbewahrungsfrist;
• Rechtsgrundlage;
• Entsorgungsmethode.

ANHANG C

UNTERPROCESSOR REGISTER

FARENIO führt ein aktuelles Register der zugelassenen Unterauftragsverarbeiter.

Das Register sollte Folgendes enthalten:

• Name des Dienstanbieters;
• Verarbeitungszweck;
• Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• Hosting-Standort(e);
• Anwendbare vertragliche Garantien;
• Sicherheitszertifizierungen (sofern verfügbar);
• Datum der Ernennung.

Änderungen an wesentlichen Unterauftragsverarbeitern werden mitgeteilt, sofern dies vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

ANHANG D

INTERNATIONALES DATENÜBERTRAGUNGSREGISTER

Wenn personenbezogene Daten den EWR verlassen, muss FARENIO Folgendes aufzeichnen:

• Zielland;
• Empfänger;
• Kategorien der übertragenen Daten;
• Übertragungsmechanismus (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln);
• Zusätzliche Schutzmaßnahmen implementiert;
• Bewertung des Übertragungsrisikos;
• Überprüfungsdatum.

ANHANG E

AI BEARBEITUNGSREGISTER

Für jeden AI-fähigen Prozess muss FARENIO Folgendes dokumentieren:

• AI Systemname;
• Geschäftszweck;
• Kategorien der verarbeiteten Daten;
• Rechtsgrundlage;
• Maßnahmen zur menschlichen Aufsicht;
• Mögliche Risiken;
• Maßnahmen zur Verzerrungsminderung;
• Genauigkeitsüberwachung;
• Modellaktualisierungsprozess;
• Protokollierung und Auditkontrollen.

Das Register soll die Einhaltung der geltenden AI-Governance-Verpflichtungen unterstützen.

ANHANG F

VERFAHREN ZUR RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

FARENIO muss dokumentierte Verfahren für die Bearbeitung von Anfragen in Bezug auf Folgendes einhalten:

• Zugang;
• Berichtigung;
• Löschen;
• Beschränkung;
• Portabilität;
• Einspruch;
• Widerruf der Einwilligung.

Das Verfahren umfasst Folgendes:

1. Eingang der Anfrage;

2. Identitätsprüfung;

3. Registrierung im Rechteanfrageprotokoll;

4. Beurteilung gesetzlicher Verpflichtungen und Ausnahmen;

5. Interne Zuordnung zu verantwortlichen Teams;

6. Antwort innerhalb der geltenden gesetzlichen Fristen;

7. Aufzeichnung der ergriffenen Maßnahmen;

8. Abschluss und Prüfpfad.

Alle Anfragen müssen konsistent, sicher und in Übereinstimmung mit den GDPR-Anforderungen bearbeitet werden.