Contrato de fornecedor e parceiro

Padrões Operacionais, Técnicos e de Conformidade

Estes Anexos são parte integrante do Contrato de Fornecedor e Parceiro FARENIO. Salvo acordo em contrário por escrito, cada Fornecedor, Parceiro, Contratado ou Provedor de Serviços participante do Ecossistema FARENIO deverá cumprir os padrões estabelecidos abaixo.

A Operadora reserva-se o direito de alterar estes Anexos de tempos em tempos para refletir alterações na legislação, padrões da indústria, desenvolvimentos tecnológicos, requisitos operacionais ou necessidades comerciais. Alterações materiais serão comunicadas aos Fornecedores afetados por meio da Plataforma ou por notificação eletrônica.

ANEXO A - Padrões de Operações de Linho e Estoque

1. Objetivo

Este Anexo estabelece padrões operacionais uniformes para manuseio de roupa, controle de estoque, reconciliação de estoque e garantia de qualidade em todo o Ecossistema FARENIO.

2. Escopo

Aplica-se a:

• Parceiros de linho
• Fornecedores de lavanderia
• Fornecedores de operações imobiliárias
• Fornecedores de estoque
• Parceiros multiserviços

3. Padrões de linho

O Vendedor deverá:

• Fornecer roupas comercialmente limpas e higienicamente processadas.
• Mantenha a consistência das cores e os padrões de qualidade.
• Substitua a roupa danificada ou muito desgastada.
• Embale roupas limpas para evitar contaminação.
• Identifique claramente a propriedade da roupa quando necessário.

4. Procedimentos de manuseio de roupa de cama

O Vendedor deverá:

• Separar roupa limpa e usada.
• Evitar contaminação cruzada.
• Siga as instruções de cuidados do fabricante.
• Mantenha procedimentos de lavagem documentados.
• Registre todas as trocas de roupa de cama.

5. Acompanhamento de estoque

O inventário será registrado usando a Plataforma FARENIO, incluindo:

• Descrições dos itens
• SKU ou números de referência
• Quantidade entregue
• Quantidade coletada
• Relatórios de condição
• Itens ausentes

6. Reconciliação de estoque

A reconciliação regular incluirá:

• Contagens de estoque físico
• Relatório de variação
• Investigações de perdas
• Relatórios de estoque danificado
• Recomendações de substituição

ANEXO B — Normas de Inspeção e Conformidade

Propósito

Estabelecer procedimentos consistentes de inspeção de propriedade e conformidade.

Categorias de inspeção

• Inspeções antes da chegada
• Inspeções pós-limpeza
• Inspeções de segurança
• Inspeções de estoque
• Observações de manutenção

Relatórios de inspeção

Os relatórios devem incluir:

• Hora e data
• Identidade do inspetor
• Evidência fotográfica
• Descrições de defeitos
• Ações corretivas recomendadas

Padrões de Evidência

As fotografias devem:

• Ter carimbo de data/hora
• Identifique claramente as áreas afetadas
• Não ser alterado
• Ser retidos de acordo com a política de retenção de dados de FARENIO

Relatórios de Conformidade

Os fornecedores deverão informar:

• Perigos para a saúde
• Preocupações com segurança contra incêndio
• Vazamentos de água
• Preocupações estruturais
• Riscos de segurança
• Infestações de pragas

ANEXO C — Fechadura Digital e Padrões de Acesso Inteligente

Requisitos de instalação

O Vendedor deverá:

• Siga as especificações do fabricante.
• Verifique a instalação correta.
• Teste todas as funções antes de concluir.
• Instalação de documentos.

Protocolos de segurança

O Vendedor deverá:

• Proteja as credenciais de acesso.
• Nunca divulgue PINs ou códigos.
• Registros digitais seguros.
• Relate imediatamente incidentes de segurança.

Acesso de emergência

Os procedimentos de emergência definirão:

• Pessoal autorizado
• Métodos de substituição de emergência
• Documentação de incidente
• Requisitos de notificação do cliente

ANEXO D — Acordo de Nível de Serviço do Fornecedor (SLA)

Tempos de resposta

Solicitações de emergência:Tempo máximo de resposta: 2 horas

Solicitações Urgentes:Tempo máximo de resposta: 6 horas

Solicitações padrão:Tempo máximo de resposta: 24 horas

Serviços agendados:Atendimento dentro da janela de serviço acordada.

Requisitos de frequência

Os fornecedores deverão:

• Chegue pontualmente.
• Notifique atrasos imediatamente.
• Registre os tempos de chegada e conclusão.
• Obtenha a confirmação de conclusão quando aplicável.

Chamadas de emergência

Os serviços de emergência podem incluir:

• Resposta a inundações
• Falhas de bloqueio
• Incidentes de segurança
• Emergências de serviços públicos

Créditos de serviço

Falhas repetidas de SLA podem resultar em:

• Taxas de serviço reduzidas
• Suspensão temporária
• Avaliação de desempenho
• Rescisão do contrato

ANEXO E — GDPR e Requisitos de Processamento de Dados

Acesso a dados

Os Fornecedores poderão acessar apenas os dados necessários à execução dos serviços contratados.

Minimização de dados

Apenas serão tratados os dados pessoais mínimos necessários.

Confidencialidade

As informações dos hóspedes permanecerão confidenciais.

Retenção de dados

Os dados pessoais não serão conservados por mais tempo do que o necessário.

Relatório de violação de dados

O Fornecedor notificará FARENIO sem demora injustificada e, sempre que possível, dentro de vinte e quatro (24) horas após tomar conhecimento de qualquer violação real ou suspeita de dados pessoais.

ANEXO F — Normas de Operações Transfronteiriças

Jurisdição

Cada Fornecedor deverá cumprir:

• Legislação local
• Leis trabalhistas
• Leis tributárias
• Regras de defesa do consumidor

Licenciamento

Os fornecedores deverão manter todos os requisitos:

• Licenças comerciais
• Licenças de operação
• Cadastros profissionais

Seguro

O seguro deverá cumprir os requisitos legais locais.

Idiomas

A documentação operacional deverá ser fornecida em inglês e, quando necessário, no idioma local.

ANEXO G — Normas de Sustentabilidade Ambiental

Padrões

Os fornecedores deverão:

• Promover práticas ambientalmente responsáveis.
• Minimize o desperdício.
• Reduzir o consumo de água e energia.
• Use embalagens recicláveis ​​sempre que for prático.

Será dada preferência a produtos e equipamentos com certificação ecológica.

ANEXO H — Conduta Ética Empresarial

Padrões

Os fornecedores não deverão se envolver em:

• Corrupção
• Suborno
• Trabalho forçado
• Trabalho infantil
• Discriminação
• Assédio

Os Fornecedores deverão cumprir a legislação anticorrupção aplicável e manter práticas comerciais éticas.

ANEXO I — Continuidade de Negócios e Recuperação de Desastres

Planos

Os Fornecedores deverão manter planos abordando:

• Desastres naturais
• Incidentes cibernéticos
• Falhas de utilidade
• Interrupções trabalhistas
• Eventos pandêmicos

Os planos devem identificar contatos críticos, procedimentos de recuperação e tempos de recuperação esperados.

ANEXO J — Medição de Desempenho e Scorecard do Fornecedor

Indicadores

Os indicadores de desempenho podem incluir:

• Qualidade do serviço
• Atendimento pontual
• Satisfação do cliente
• Frequência de reclamações
• Desempenho de segurança
• Conformidade regulatória
• Tempos de resposta

FARENIO poderá usar esses indicadores para determinar a participação contínua na Plataforma.

ANEXO K — Normas Técnicas de Integração

API Requisitos

Quando os Fornecedores se integrarem à Plataforma, eles deverão cumprir:

• Autenticação segura
• Comunicações criptografadas
• Compatibilidade de versão
• Tratamento de erros

PMS Interoperabilidade

Os sistemas integrados devem trocar dados de forma precisa e segura.

Integração de fechadura digital

Os dispositivos suportados devem estar em conformidade com os protocolos de segurança aprovados.

IoT Dispositivos

Os dispositivos conectados devem:

• Manter o firmware atual
• Use padrões de comunicação seguros
• Proteja os dados do cliente

ANEXO L — Normas de Saúde, Segurança e Manuseio de Produtos Químicos

Padrões

Os produtos químicos de limpeza devem cumprir a legislação europeia aplicável, incluindo requisitos relativos à classificação, rotulagem, embalagem, registo e manuseamento seguro.

Os fornecedores deverão:

• Mantenha as Fichas de Dados de Segurança atualizadas (SDS).
• Treine o pessoal no manuseio seguro de produtos químicos.
• Armazene os produtos químicos com segurança.
• Utilize equipamento de proteção individual adequado (PPE).
• Descarte as substâncias perigosas de acordo com as regulamentações ambientais.

ANEXO M — Cronograma de Seguros e Gestão de Riscos

Requisitos

Os requisitos mínimos de seguro podem incluir:

• Seguro de Responsabilidade Civil
• Seguro de Responsabilidade Civil Profissional
• Seguro de Responsabilidade Civil do Empregador (quando aplicável)
• Seguro de Veículos Comerciais
• Seguro de responsabilidade cibernética (para parceiros de tecnologia)

FARENIO pode especificar valores mínimos de cobertura:

• País
• Categoria de serviço
• Risco operacional
• Valor do contrato

Os fornecedores deverão fornecer certificados de seguro atualizados mediante solicitação.

ANEXO N — Cronograma de Preços, Liquidação e Comissões

Termos Comerciais

Os termos comerciais definirão:

• Preços de serviço
• Comissões de mercado
• Taxas de serviço do fornecedor
• SaaS taxas (quando aplicável)
• Ciclos de pagamento
• Moeda
• VAT tratamento
• Obrigações de retenção de impostos
• Ajustes de reembolso
• Procedimentos de estorno
• Disposições sobre atrasos de pagamento

Os relatórios de liquidação estarão disponíveis através da Plataforma FARENIO.

ANEXO O — Programa de Auditoria, Certificação e Melhoria Contínua

Auditorias

FARENIO poderá realizar auditorias periódicas abrangendo:

• Conformidade operacional
• Qualidade do serviço
• Proteção de dados
• Saúde e segurança
• Conformidade financeira
• Desempenho contratual

Quando forem identificadas deficiências, o Fornecedor deverá implementar um Plano de Ação Corretiva (CAP) dentro do prazo especificado em FARENIO.

FARENIO pode alinhar sua metodologia de auditoria com princípios internacionais de gestão de qualidade reconhecidos, incluindo sistemas de gestão baseados em ISO quando apropriado.

As revisões anuais podem incluir:

• Status de certificação do fornecedor
• Tendências de desempenho
• Conclusão do treinamento
• Feedback do cliente
• Avaliações de risco
• Objetivos de melhoria contínua

A não cooperação com as auditorias ou a implementação de ações corretivas acordadas pode resultar na suspensão ou rescisão da participação do Fornecedor no Ecossistema FARENIO.