Acuerdo de proveedor y socio

Estándares operativos, técnicos y de cumplimiento

Estos Anexos forman parte integral del Acuerdo de Proveedor y Socio de FARENIO. A menos que se acuerde lo contrario por escrito, cada Proveedor, Socio, Contratista o Proveedor de Servicios que participe en el Ecosistema FARENIO deberá cumplir con los estándares establecidos a continuación.

El Operador se reserva el derecho de modificar estos Anexos periódicamente para reflejar cambios en la legislación, estándares de la industria, desarrollos tecnológicos, requisitos operativos o necesidades comerciales. Los cambios materiales se comunicarán a los Proveedores afectados a través de la Plataforma o mediante notificación electrónica.

ANEXO A — Estándares de operaciones de ropa blanca e inventario

1. Propósito

Este Anexo establece estándares operativos uniformes para el manejo de ropa blanca, control de inventario, conciliación de existencias y garantía de calidad en todo el Ecosistema FARENIO.

2. Alcance

Se aplica a:

• Socios de lino
• Proveedores de lavandería
• Proveedores de operaciones inmobiliarias
• Proveedores de inventario
• Socios multiservicio

3. Normas de lino

El Vendedor deberá:

• Suministrar ropa comercialmente limpia e higiénicamente procesada.
• Mantener la consistencia del color y los estándares de calidad.
• Reemplace la ropa dañada o muy desgastada.
• Empaque ropa de cama limpia para evitar la contaminación.
• Identifique claramente la propiedad de la ropa cuando sea necesario.

4. Procedimientos de manipulación de la ropa

El Vendedor deberá:

• Separe la ropa limpia y usada.
• Prevenir la contaminación cruzada.
• Siga las instrucciones de cuidado del fabricante.
• Mantener procedimientos de lavado documentados.
• Registre todos los cambios de ropa.

5. Seguimiento de inventario

El inventario se registrará utilizando la Plataforma FARENIO, incluyendo:

• Descripciones de artículos
• SKU o números de referencia
• Cantidad entregada
• Cantidad recolectada
• Informes de condición
• Artículos faltantes

6. Conciliación de acciones

La conciliación periódica incluirá:

• Recuentos de existencias físicas
• Informes de variación
• Investigaciones de pérdidas
• Informes de existencias dañadas
• Recomendaciones de reemplazo

ANEXO B — Normas de inspección y cumplimiento

Objetivo

Establecer procedimientos consistentes de inspección y cumplimiento de la propiedad.

Categorías de inspección

• Inspecciones previas a la llegada
• Inspecciones posteriores a la limpieza
• Inspecciones de seguridad
• Inspecciones de inventario
• Observaciones de mantenimiento

Informes de inspección

Los informes incluirán:

• Hora y fecha
• identidad del inspector
• evidencia fotográfica
• Descripciones de defectos
• Acciones correctivas recomendadas

Estándares de evidencia

Las fotografías deberán:

• Tener marca de tiempo
• Identificar claramente las áreas afectadas
• No ser alterado
• Ser conservados de acuerdo con la política de retención de datos de FARENIO.

Informes de cumplimiento

Los vendedores deberán informar:

• Peligros para la salud
• Preocupaciones por la seguridad contra incendios
• Fugas de agua
• Preocupaciones estructurales
• Riesgos de seguridad
• Infestaciones de plagas

ANEXO C — Estándares de cerradura digital y acceso inteligente

Requisitos de instalación

El Vendedor deberá:

• Siga las especificaciones del fabricante.
• Verifique la instalación correcta.
• Pruebe todas las funciones antes de completarlas.
• Instalación de documentos.

Protocolos de seguridad

El Vendedor deberá:

• Proteger las credenciales de acceso.
• Nunca reveles PIN o códigos.
• Registros digitales seguros.
• Informar inmediatamente los incidentes de seguridad.

Acceso de emergencia

Los procedimientos de emergencia definirán:

• Personal autorizado
• Métodos de anulación de emergencia
• Documentación del incidente
• Requisitos de notificación al cliente

ANEXO D — Acuerdo de nivel de servicio del proveedor (SLA)

Tiempos de respuesta

Solicitudes de emergencia:Tiempo máximo de respuesta: 2 horas

Solicitudes urgentes:Tiempo máximo de respuesta: 6 horas

Solicitudes estándar:Tiempo máximo de respuesta: 24 horas

Servicios programados:Asistencia dentro de la ventana de servicio acordada.

Requisitos de asistencia

Los vendedores deberán:

• Llegue puntualmente.
• Notificar retrasos inmediatamente.
• Registre los tiempos de llegada y finalización.
• Obtenga la confirmación de finalización cuando corresponda.

Llamadas de emergencia

Los servicios de emergencia pueden incluir:

• Respuesta a las inundaciones
• Fallos de bloqueo
• Incidentes de seguridad
• Emergencias de servicios públicos

Créditos de servicio

Las fallas SLA repetidas pueden resultar en:

• Tarifas de servicio reducidas
• Suspensión temporal
• Revisión de desempeño
• Terminación del contrato

ANEXO E — GDPR y requisitos de procesamiento de datos

Acceso a datos

Los proveedores sólo podrán acceder a los datos necesarios para realizar los servicios contratados.

Minimización de datos

Sólo se procesarán los datos personales mínimos necesarios.

Confidencialidad

La información de los huéspedes permanecerá confidencial.

Retención de datos

Los datos personales no se conservarán más tiempo del necesario.

Informes de violación de datos

El Proveedor notificará a FARENIO sin demoras indebidas y, cuando sea posible, dentro de las veinticuatro (24) horas posteriores a tener conocimiento de cualquier violación de datos personales real o sospechada.

ANEXO F — Estándares de operaciones transfronterizas

Jurisdicción

Cada Proveedor deberá cumplir con:

• Legislación local
• leyes laborales
• Leyes fiscales
• Normas de protección del consumidor.

Licencias

Los proveedores deberán mantener todo lo requerido:

• Licencias comerciales
• Permisos de funcionamiento
• Registros profesionales

Seguro

El seguro deberá cumplir con los requisitos legales locales.

Idiomas

La documentación operativa se proporcionará en inglés y, cuando sea necesario, en el idioma local.

ANEXO G — Estándares de Sostenibilidad Ambiental

Estándares

Los vendedores deberán:

• Promover prácticas ambientalmente responsables.
• Minimizar el desperdicio.
• Reducir el consumo de agua y energía.
• Utilice envases reciclables cuando sea práctico.

Se dará preferencia a los productos y equipos con certificación ecológica.

ANEXO H — Conducta empresarial ética

Estándares

Los vendedores no deberán participar en:

• Corrupción
• Soborno
• Trabajo forzado
• Trabajo infantil
• Discriminación
• Acoso

Los proveedores deberán cumplir con la legislación anticorrupción aplicable y mantener prácticas comerciales éticas.

ANEXO I — Continuidad del negocio y recuperación ante desastres

Planes

Los proveedores mantendrán planes que aborden:

• Desastres naturales
• Incidentes cibernéticos
• Fallas de servicios públicos
• Interrupciones laborales
• Eventos pandémicos

Los planes deberán identificar los contactos críticos, los procedimientos de recuperación y los tiempos de recuperación esperados.

ANEXO J — Medición del desempeño y cuadro de mando de proveedores

Indicadores

Los indicadores de desempeño pueden incluir:

• Calidad del servicio
• Asistencia puntual
• Satisfacción del cliente
• Frecuencia de quejas
• Desempeño de seguridad
• Cumplimiento normativo
• Tiempos de respuesta

FARENIO puede utilizar estos indicadores para determinar la participación continua en la Plataforma.

ANEXO K — Estándares de integración técnica

API Requisitos

Cuando los Proveedores se integren con la Plataforma, deberán cumplir con:

• Autenticación segura
• Comunicaciones cifradas
• Compatibilidad de versiones
• Manejo de errores

PMS Interoperabilidad

Los sistemas integrados intercambiarán datos de forma precisa y segura.

Integración de cerradura digital

Los dispositivos compatibles deberán cumplir con los protocolos de seguridad aprobados.

IoT Dispositivos

Los dispositivos conectados deberán:

• Mantener el firmware actual
• Utilice estándares de comunicación seguros
• Proteger los datos de los clientes

ANEXO L — Normas de salud, seguridad y manipulación de productos químicos

Estándares

Los productos químicos de limpieza deberán cumplir con la legislación europea aplicable, incluidos los requisitos relacionados con la clasificación, etiquetado, embalaje, registro y manipulación segura.

Los vendedores deberán:

• Mantener vigentes las Fichas de Datos de Seguridad (SDS).
• Capacitar al personal en el manejo seguro de productos químicos.
• Almacene los productos químicos de forma segura.
• Utilice equipo de protección personal adecuado (PPE).
• Eliminar sustancias peligrosas de acuerdo con las normas medioambientales.

ANEXO M — Calendario de gestión de riesgos y seguros

Requisitos

Los requisitos mínimos de seguro pueden incluir:

• Seguro de Responsabilidad Pública
• Seguro de Responsabilidad Profesional
• Seguro de responsabilidad del empleador (cuando corresponda)
• Seguro de vehículos comerciales
• Seguro de responsabilidad cibernética (para socios tecnológicos)

FARENIO puede especificar montos mínimos de cobertura mediante:

• País
• Categoría de servicio
• Riesgo operacional
• Valor del contrato

Los proveedores deberán proporcionar certificados de seguro actualizados previa solicitud.

ANEXO N — Calendario de precios, liquidación y comisiones

Términos comerciales

Los términos comerciales definirán:

• Precio del servicio
• Comisiones del mercado
• Tarifas de servicio del proveedor
• SaaS tarifas (cuando corresponda)
• Ciclos de pago
• Divisa
• VAT tratamiento
• Obligaciones de retención de impuestos
• Ajustes de reembolso
• Procedimientos de devolución de cargo
• Disposiciones sobre morosidad

Los informes de liquidación estarán disponibles a través de la Plataforma FARENIO.

ANEXO O — Programa de Auditoría, Certificación y Mejora Continua

Auditorías

FARENIO podrá realizar auditorías periódicas que cubran:

• Cumplimiento operativo
• Calidad del servicio
• Protección de datos
• Salud y seguridad
• Cumplimiento financiero
• Cumplimiento contractual

Cuando se identifiquen deficiencias, el Proveedor deberá implementar un Plan de Acción Correctiva (CAP) dentro del plazo especificado por FARENIO.

FARENIO puede alinear su metodología de auditoría con principios de gestión de calidad internacionales reconocidos, incluidos los sistemas de gestión basados ​​en ISO, cuando corresponda.

Las revisiones anuales pueden incluir:

• Estado de certificación del proveedor
• Tendencias de rendimiento
• Finalización de la formación
• Comentarios de los clientes
• Evaluaciones de riesgos
• Objetivos de mejora continua

La falta de cooperación con las auditorías o la implementación de acciones correctivas acordadas puede resultar en la suspensión o terminación de la participación del Proveedor en el Ecosistema FARENIO.